"ניהול ידע בדיגיטל – לא מדע טילים אך חשוב ביותר"

"בואו נקפוץ רגע מעולם ניהול הידע והמסמכים אל עולם השיווק, אל המושגים של עולם השיווק, ויותר נכון אל ההגדרה של שיווק דיגיטלי – שיווק מוצרים תוך שימוש בטכנולוגיות דיגיטליות, וכל מה שמסביב, כולל ניהול תכנים ועיצוב. זה נשמע מוכר? נכון. זה ניהול תוכן, וזה אחד הדברים הטובים ביותר שקורים לניהול הידע בשנים האחרונות: הלימוד מעולם השיווק, כולל רעיונות ותפישות ודרכי עבודה. במקרה של אנשי השיווק זה בא לידי תרגום למכירה, ואצלנו זה בא לידי ביטוי לשימוש תוך ארגוני מיועל", כך אמרה ד"ר מוריה לוי, מנכ"לית ROM Knowledgeware בהרצאה שנתנה לבאי הכנס השנתי של ארגון ניהול הידע והמסמכים.

כנס KMDM השנתי, החמישי במספר, נערך בשבוע שעבר באולם האירועים לאגו שבראשון לציון, בהפקת אנשים ומחשבים. את הכנס הנחתה לוי יחד עם אשר גליקמן, סמנכ"ל ומנהל תחום ניהול מסמכים וידע במטרופולינט.

לפי לוי, צריכים אנשי הידע להתנהל בהתאם לשלוש מגמות עיקריות שמובילות כיום את השוק, שפועל כמו כולם בעולם הדיגיטל. "הרעיון הראשון הוא שלא משנה מה עושים, צריכים לחשוב משחוק, וזה אומר להכניס אלמנטים שגורמים לחוויה רגשית חיובית. המטרה שלנו כל היום היא לגעת בלקוחות, ואנחנו גורמים לאנשים להתחבר יותר ולכן משחוק היא לא מילה גסה, לא אסורה או מותרת, היא מחויבת. אם בארגון לא מבינים את זה, תשתמשו במילה אחרת לתאר את זה, אבל תשתמשו בעבודת היום יום שלכם", אמרה.

הטיפ השני שנתנה לוי קשור לעולם החברתי, לרשתות שכולם מחוברים אליהן. "אנחנו מנסים להעתיק את הרשתות החברתיות לתוך הארגון ולא מצליחים. יש משהו בעולם של המדיה החברתית שיוצר אימון ולכן יוצר יותר מגע ויותר שיתופיות, ואם אנחנו לא יכולים לחקות את זה, אז בואו נכניס את זה עוד יותר עמוק לעסק, ולא רק כדי להיות שם אלא רק אם יש צורך עסקי", היא המליצה.

"החיים שלנו הם בטלפון"

וההמלצה השלישית שלה, ואולי באופן מתבקש, קשורה לעולם המובייל. "אל תתבלבלו, טלפון זה לא טוב מקסימום לכמה דברים ארגוניים בצד. צריכים להבין שהחיים שלנו הם בטלפון. יש כיום יותר טלפונים ממחשבים ומאסלות בעולם, ויש להם כל כך הרבה יכולות, ואנחנו בשפה הארגונית של ניהול הידע לא באמת שם", היא אמרה.

לדבריה, "כדי להיות שם אנחנו צריכים לתת את חלקנו. עולם ניהול הידע מסתובב סביב מסמכים. אנחנו עורמים אותם, אנחנו מסדרים אותם ואנחנו מיפייפים אותם ואנחנו מקווים שמישהו ינהל ידע, המשאב הכי חשוב בארגון, והארגונים מנהלים זאת כאילו זה הדבר הכי פחות חשוב. כדי לשנות את חוקי המשחק אנחנו לא צריכים לתת ל-IT לנהל את הדרך שלנו לטלפון. כדי לעשות את השינוי אנחנו צריכים להתחיל לתכנן שינוי גם בתוכן, בעיבוד שלו בארגון הפנימי שלו, כדי שהמשתמש לא יראה בטלפון מסמך ולא יאהב את זה. אנחנו צריכים להתחיל לתכנן את המסכמים ככאלה שהולכים לקרוא אותם בטלפונים מראש".

והאם זה קשה? לדבריה לא ממש. "זה לא מדע טילים, זה אפשרי, ואפשר ללמוד כיצד לנצל את הערוצים הנכונים. העתיד, הטכנולוגיה כבר כאן. הם הגיעו. לא לקחנו ניהול ידע וקראנו לו דיגיטל, אנחנו עוברים שינוי מהותי, ותשאלו את עצמכם האם אתם רוצים באמת להיות האחרונים שיעשו את זה אחרי כולם. שכל אחד יחשוב לפחות על תחום אחד שהוא מחר מתחיל להעיף קדימה ויעשה את זה. אולי לא צריך את הכל, ואולי אפילו מדובר בקושי בפרומיל מהידע ומהמסכים שלנו, אבל את התוכן הזה תתכננו כך שהוא יהיה נגיש בכל מקום ובכל שעה", היא סיכמה.