מהן המגמות הבולטות בעולם ניהול הידע?

המגמות הבולטות והחידושים בעולם ניהול הידע בארגונים יעמדו במרכזו של כנס ניהול הידע KMDM (ובשמו המלא KMDM Collaboration & Innovation) של אנשים ומחשבים, שיתקיים ב-5 בדצמבר. בין היתר, יעסוק הכנס ברשתות חברתיות תוך ארגוניות, עולם המובייל בארגונים והאיזון בין מסמכים לידע מובנה.

ד"ר מוריה לוי, מנכ"לית ROM Knowledgeware, דיברה על המגמות האלה ברב שיח שהתקיים באחרונה בבית אנשים ומחשבים לקראת הכנס. לדבריה, מגמת הרשתות החברתיות בתוך הארגון תתרחב בשנה הקרובה בזכות פייסבוק (Facebook), שנכנסה לעולם הפנים ארגוני עם Workplace. השירות החדש מאפשר לארגונים, לפי החברה, "לשנות את הדרך שבה הם עובדים", באמצעות כלים שמאפשרים לעובדים להפוך רעיונות לפעולות. ד"ר לוי ציינה כי "Workplace ידחוף את הרשתות החברתיות לתוך ארגונים, הרבה יותר ממה שקיים כיום", בין אם ביישום ישיר שלו, ובין אם ביישום טכנולוגיות אחרות לאותה מטרה, דוגמת MS Yammer.

המגמה השנייה, לדבריה, היא שינוי – איטי אבל בטוח – של האיזון בין מסמכים לידע מובנה בארגון. "זה לא שכל הידע הארגוני יהפוך למובנה, אבל האיזון ישתנה לאט לאט ונתחיל לראות יותר ידע מובנה", אמרה.

מגמה שלישית נוגעת למקום של הסמארטפונים בתוך הארגון. "אנחנו רואים כמה סטארט-אפים של מוצרי ניהול ידע שמטפלים בידע מובנה ומאפשרים העברת, החלפת והבניית ידע דרך הסמארטפון. הדבר מנגיש לבעלי תפקידים את הידע בכף היד שלהם. מגמה זו גם מאפשרת שיפור הנגישות לבעלי צרכים מיוחדים", אמרה. היא ציינה כי דוגמה למוצר חדש שכזה הוא נהלים בכף היד של ROM.

דני בלוך מ-Digidoc. צילום: יניב פאר

דני בלוך מ-Digidoc ציין בהקשר זה כי "ההנגשה למובייל ולטאבלטים היא אחת המגמות הבולטות בעולם ניהול הידע, משום שיותר ויותר עובדים ומנהלים יוצאים לשטח איתם במקום עם תיקי נייר, ותהליכי העבודה מחוברים אליהם. הדרישה לנגישות ולזמינות של מסמכים מובנים ולא מובנים הולכת ומתרחבת". כמו כן, לדבריו, "בשנה הקרובה נראה מספר הולך וגדל בצורה ניכרת של טפסים דיגיטליים, לרבות רגולציות בתחום. הדרישה לטפסים דיגיטליים עולה".

"פחות שימוש במסמכים – יותר שימוש בקול"

לעומת זאת, ציינה איריס רוזנבלט, מנכ"לית ויז'נביט, כי "אנחנו רואים פחות שימוש במסמכים ויותר שימוש בקול. ארגונים רוצים להשתמש יותר בשיחות קוליות בין אנשים שנמצאים רחוק האחד מהשני ופחות בהקלדות". היא אמרה ש-"גם הווידיאו נכנס לארגונים – הן מול גורמים חיצוניים והן פנימיים. ארגונים משתמשים בסרטונים ובתמונות להנגשת מידע ללקוחות, למשל במכירות".

איריס רוזנבלט, מנכ"לית ויז'נביט. צילום: יניב פאר

"באזזז נוסף הוא נושא הבוטים, שנכנס בכל מיני דרגות של רמת תחכום", ציינה רוזנבלט. "מדובר בשיח אינטליגנטי שצריך לנתח ברמות מאוד גבוהות, וארגונים מנסים לתת תשובות יותר ויותר אינטליגנטיות, שלא באות מתוך תבניות. יש עניין גדול בבוטים ופריצת דרך בתחום".

ככלל, היא אמרה, "כיום מדברים עם הלקוח בהרבה ערוצים. לא משתמשים בטופס מובנה כמו שהיה פעם, אלא בטפסים שיוצרים אירועים בתוך המערכת; מדובר גם על הנגשה של הבנת הטקסט, מה נמצא שם ובכריית וקריאת טקסטים. אנחנו מדמים חשיבה אנושית וזה מאפשר להבין מה כתוב בטקסט, במטרה לדעת מה הלקוח מרגיש. ניתן לנתח זאת לפי המילים, האמוג'ים ואמצעים אחרים שבהם הוא משתמש".

יאנה ריאחי, מנכ"לית Vrtech. צילום: יניב פאר

מגמת הדיגיטציה שעוברת על השוק המסורתי

נושא נוסף שעלה בדיון הוא מגמת הדיגיטציה שעוברת על השוק המסורתי. יאנה ריאחי, מנכ"לית Vrtech, אמרה כי "זה עדיין קורה יחסית מעט, היו בעיקר פורטלים B2B ברשתות שיווק, וכעת הם מתפרסים על פני כל השוק".

"בנוסף", ציינה, "ארגונים לא מרגישים בטוחים בעולם החשבוניות הדיגיטליות. הרבה ארגונים נדרשים לתת פתרון דיגיטלי לחשבוניות, אבל המענה למי שמקבל אותן מועט וחלקי. רוב הארגונים שמקבלים חשבונית דיגיטלית מדפיסים אותה ומתייחסים אליה כאל מסמך על נייר, ומעטים הארגונים שנותנים פתרונות לרגולציה של החשבוניות. ברגע שיש חשבונית דיגיטלית חייבים לארכב אותה וככה אפשר לאחזר, כדי שאפשר יהיה לשלוף, אבל ברגע שמדפיסים אותה, היא מאבדת את המקוריות שלה. אנחנו לא רואים פתרון לזה, בעיקר בחברות הקטנות – הן לא יודעות להתמודד עם זה".

אשר גליקמן, סמנכ"ל ומנהל תחום מסמכים וידע במטרופולינט. צילום: יניב פאר

אשר גליקמן, סמנכ"ל ומנהל תחום מסמכים וידע במטרופולינט, מנחה הרב שיח והכנס, אמר כי אחד היתרונות בדיגיטציה הוא הזמן שצריך לאחסן ולשמור חומר פיננסי לפני ביעורו – במקום שבע שנים, רק שנת מס אחת, במידה שהוא עומד בכל הסעיפים הנדרשים. גליקמן הוסיף ש-"אחת המגמות הבולטות הצפויות בשנים הקרובות היא הטפסים המקוונים, כתוצאה ישירה מחוק הנגישות שהוחל לפני מספר שבועות, בייחוד בארגונים ציבוריים וממשלתיים. יישום הטפסים באתרים השונים לא רק יקל על האזרח במילויים אלא גם יתרום רבות להתייעלות ארגונית בשימור ואחזור מידע ובהזנקת תהליכים עסקיים, ובכך יביא לשיפור משמעותי בשירות".

יפה פרבר, מנכ"לית טרהלינק ישראל. צילום: יניב פאר

יפה פרבר, מנכ"לית טרהלינק ישראל, דיברה על נושא ניהול המסמכים והקבצים. היא אמרה כי "יש בנושא זה את המצוי ואת הרצוי. אנחנו מתחילים לראות דרישות של לקוחות שקובץ – בין אם הוא בטקסט, בתמונה או בקול – יתחיל תהליך, יפעיל Workflow. למשל, שטופס מקוון שממלא עובד שרוצה לצאת ללימודים יעבור אוטומטית למנהל, למשאבי אנוש ולהדרכה".

בלוך העיר בהקשר זה ש-"יהיו יותר ויותר ארגונים שמילוי טפסים באתר שלהם יזניק תהליכים ארגוניים".

מתעניינים בניהול ידע? רוצים לשמוע עוד? הירשמו לכנס KMDM של אנשים ומחשבים.