"הפורטל עומד לעבור מהפכה – ולהפוך למרכז הארגון"

"הפורטל הארגוני עומד לעבור מהפכה, ולמעשה להפוך להיות מרכז הארגון. הוא זה שמשרת את עובדי הארגון אונליין ומה שהיה בתחום זה הוא לא מה שיהיה", אמרה ד"ר מוריה לוי, מנכ"לית ROM Knowledgeware.

ד"ר לוי אמרה את הדברים במפגש של פורום ניהול הידע KMI מבית אנשים ומחשבים, שנערך לפני ימים אחדים ב-yes Planet בראשון לציון.

היא מנתה בדבריה את האתגרים הניצבים בפני הפורטל הארגוני: "קצב ההתחדשות, אופן החיפוש, נגישות וכמות המידע. כיום, העובדים לא מספיק ניגשים לפורטל, כי הם לא מוצאים אותו כמקור מידע משמעותי. חסרים המעורבות של העובדים, הרצון שלהם להיות חלק מהפורטל והפורטל חלק מהם. לכן, הפורטל הארגוני צריך להיות One Stop Shop. עליו להיות מרכז הארגון בתחום הידע המקצועי ויש ליידע את העובדים שהוא כזה".

כדי להגביר את ההצלחה של הפורטלים הארגוניים, אמרה ד"ר לוי, "צריך לעשות שינוי, משהו אחר מכל מה שנעשה עד עכשיו. הפתרון הוא הפרדה בין ידיעה לידע. כלומר, הפורטל צריך להכיל את המידע העדכני והמדויק, בין אם הוא משתנה או לא, ולהוציא את הידיעות למקום אחר – הרשתות החברתיות. זאת, מכיוון שברשתות החברתיות, לרבות אלה הארגוניות, יש מעורבות רבה. זוהי פלטפורמה שמאפשרת לאנשים לשתף ולהיות מעורבים, להכניס גם את הצד הרגשי שלהם. האנרגיה שנדרש להשקיע בפורטל משמעותית רבה יותר מאשר ברשתות חברתיות וההצלחה נמוכה יותר". עם זאת, היא ציינה כי ניתן לקשר לפורטל מהרשתות החברתיות באמצעות לינקים.

לדבריה, "המעורבות מובילה לאמון יותר גדול, ליותר שיתוף ידע ופעולה, מה שמביא להצלחה הארגונית".

מיכל פרבר, מנהלת צוות אדמיניסטרציה גלובלי בטבע

ד"ר לוי מנתה את הסיכונים שיש בהפרדה בין ידיעה לידע – שזה לא יהיה מספיק מזמין ושיהיה "פושי" מדי, כלומר – יותר מדי דחיפה של הידע הארגוני למשתמשים.

פורטל היחידה שעוסקת בתופעות לוואי בתרופות של טבע

מיכל פרבר, מנהלת צוות אדמיניסטרציה גלובלית בטבע, ומשכית רובינשטיין, יועצת ניהול ידע ב-ROM Knowledgeware דיברו על הפורטל החדש של יחידת ה-PhV של החברה, שהושק לא מכבר.

הן ציינו כי היחידה אוספת דיווחים על תופעות לוואי בתרופות של טבע. היא כוללת כ-500 נציגים בכל העולם, מהם כ-100 בישראל. הפורטל קיים כשמונה שנים. לדברי פרבר, "הפורטל הישן לא נוהל על ידי גורם מקצועי, לא שיקף את כל התכנים המקצועיים והארגוניים. חלק מהמידע בו לא היה עדכני, הוא כלל בעיקר מסמכים, היה בנוי טלאי על טלאי, לא דיבר בשפה העיצובית של טבע, המראה שלו היה מיושן ולא הייתה בו אחידות בנראות בין המחלקות. לכן, החלטנו לצאת לדרך חדשה, שכללה מיפוי הצרכים, אפיון המערכת, יישום, הטמעה והשקה".

רובינשטיין מנתה את העקרונות שעמדו לנגד עיני אנשי היחידה לאורך התהליך: "שיתופיות ושקיפות, ומקום לכמה שיותר עובדים, מכל המחלקות והצוותים שביחידה, להיות מעורבים ולהביע את דעתם. רצינו להקים מרכז הדרכה מקיף ונגיש, ולהשתמש בפורטל ככלי לייעול תהליכים, תוך אחידות בנראות ובמבנה. לשם כך, הקמנו קבוצות מיקוד בניהול נציגים ב-50 מדינות בעולם".

מיכל פרבר, משכית רובינשטיין, יועצת ניהול ידע ב-ROM Knowledgeware

טבע שכרה לצורך כך את שירותיה של ROM Knowledgeware, אלא שהיה לרובינשטיין, נציגת החברה, אתגר בולט בפרויקט – מיפוי ואפיון הפורטל בתוך חודש וחצי בלבד. למרות זאת, הפרויקט עמד בלוח הזמנים.

השתיים מגדירות את הפורטל החדש כ-"שכונה חדשה", עם אזורים שכל אחד מהם מוקדש לנושא אחר או לקבוצה אחרת בתוך היחידה. "הוא כולל מנוע חיפוש כללי ומנוע חיפוש למדריכים שונים", אמרה רובינשטיין. "יש בו גם רשת חברתית, שמשמשת בעיקר לתקשורת פנים ארגונית, סרטונים תחת טבעטיוב, והרבה תתי אתרים עם דפים מתחת לאזורי התוכן, כאשר לכל אזור תוכן יש מנהל. כמו כן, כל מחלקה קיבלה את הצבע שלה ואותו צבע מלווה אותה לאורך כל הפורטל".

היא ציינה כי "הפורטל משמש ככלי לתקשורת ארגונית. הוא כולל אלמנטים מקצועיים, ארגוניים וחברתיים, ואוסף מידע מהספרות המקצועית על התרופות של טבע ועל תופעות הלוואי שלהן".