עצות מעשיות לניהול משא ומתן – עם רגש וכיבוד הצד השני

"בכל התפקידים שעשיתי ניהלתי משא ומתן ולמדתי שבעת משא ומתן יש משולש זהב שהוא המתכון למשא ומתן אפקטיבי: גבולות וחוקים, מודל הסמכות, והקשבה, רגישות ואמפטיה כלפי הצד השני", כך אמרה אל"מ (מיל) רונית לב, כיום מנכ"לית מרחבי לב, ועד לפני חצי שנה שימשה בתפקידי קצונה בכירים בפיקוד העליון של צה"ל. בתפקידה האחרון, היתה עוזרת שר הביטחון לשעבר, רב אלוף (מיל) משה (בוגי) יעלון.

לב דיברה במפגש מקצועי של פורום המנמ"רים והמנכ"לים C3 של אנשים ומחשבים, שנערך באחרונה. נושא המפגש היה ביסודות של ניהול משא ומתן עסקי מתקדם, והנחה אותו אבי שלום, יועץ אסטרטגי למערכות תוכנה ארגוניות. לב התמקדה בהרצאתה בהיבט של הרגישות שיש לגלות בכל משא ומתן ומגע עם אנשים.

"בתפקידי כעוזרת שר הביטחון הייתי במגע עם יועצים ועוזרים", סיפרה לב. "עם כולם ניהלתי משא ומתן שוטף יומיומי. לכל אחד מהם היה אינטרס לקדם את האג'נדה שלו. כולם נלחמים בעצם על זמנו של השר ותשומת ליבו. כל אחד הסביר לי למה הנושא שהוא אחראי עליו הוא הכי חשוב בעולם, ובסופו של יום אני צריכה להחליט מה שהכי טוב למערכת הביטחון ולשר עצמו".

הקשבה ורגישות הם שם המשחק

"לעיתים היה צורך לבצע שינויים דרמטיים בלו"ז השר, כי פתאום מגיע טלפון מלשכת רוה"מ ועכשיו אני צריכה להתמודד עם כל היועצים והעוזרים מסביב, לתת להם תחושה שהדברים שהם רוצים הם חשובים. למדתי שדבר ראשון – צריך להיות קשוב אליהם, לתת להם תחושה שאני מכבדת אותם וגם נותנת להם מענה. הקשבה ורגישות הם שם המשחק".

לב הוסיפה כי לעקרון הרגישות יש כמה עקרונות נוספים: האחד הוא עקרון המועילות – "לאפשר לצד השני תחושה של מסוגלות ונחיצות, ומותר גם לפרגן". ויש גם את עקרון הערך, שמהותו "שידור ההערכה והמחשבה שעומדות מאחורי הבחירה שלך להיות עם הפרטנר שלך למשא ומתן ושאתה לא רואה בו פראייר".

לדבריה, "במהלך המשא ומתן צריך לנסות גם את העיקרון של 'צמיחה רגשית', שימוש בהבעת רגשות – לפי בחירה שלכם, ורצוי להשתמש במילים כגון 'אני מודה לך', 'אני שמח', או כל מוטיב אחר של תקשורת מחייבת".

מצד שני, אמרה לב, "הבנתי שבעת משא ומתן אתה חייב לשים לעצמך גבולות ולדעת מתי להגיד כן ומתי לא. במקביל, חייבים להיות אסרטיביים ולדעת לא לוותר גם אם אומרים לך לא".

לב הביאה מספר דוגמאות מהקריירה האישית שלה שבה היא עמדה על שלה למרות שהסביבה – לעיתים אנשים בעלי סמכות – רצו לוותר על משהו מסוים ובסוף היא הוכיחה להם שאפשר לעשות זאת.

דוגמה אחת היא משירותה הצבאי כאשר היתה בין תפקידים, והיא שאפה לקבל את תפקיד ראש מת"ש ואילו המפקדים הישירים שלה חשבו שהיא מועמדת טובה יותר לתפקיד ראש ענף נפגעים. בסופו של דבר קיבלו את עמדתה והיא היתה ראש מת"ש. הדוגמה השניה שנתנה הייתה מעבודתה האזרחית, כאשר החברה אותה היא ממנכ"לת החלה לגלגל את הרעיון של עיר ההיי-טק בנצרת.

למרות שהיתה נכונות מצד ראש העיר והפקידות הבכירה, בשלב מסוים בעל החברה שלה שקל לרדת מהרעיון בגלל הבירוקרטיה ולב סיפרה כיצד הצליחה לשכנע ולגייס יזמים ומשקיעים לרעיון.

לסיום אמרה לב כי "העיקרון החשוב במשא ומתן הוא להגיע למצב של Win Win, ואסור אף פעם לתת הרגשה לצד השני שהוא מפסיד".

לשלוט ולהוביל את המו"מ

אור אבני, יועצת גלובלית לביצועי שיא ולניהול בסטנדרד גבוה HSP, דיברה על כללים למשא ומתן תכליתי להשגת תוצאות טובות. אבני אמרה כי "מרבית האנשים אינם מודעים לכך שההתנהגות האנושית היא זו שמשפיעה על המשא ומתן וסיכויי הצלחתו והפיכתו למשא ומתן תכליתי ענייני ומדויק".

אור אבני, יועצת גלובלית לביצועי שיא ולניהול בסטנדרד גבוה HSP. צילום: יח"צ

"חשוב לנהל את התחושות שלכם כלפי המשא ומתן", אמרה. "מה אתם מרגישים כלפי הצד השני? זה לא נשאר במרחב הפרטי, ומהר מאוד ייחשף תוך כדי המשא ומתן ולכן חשוב שתנהלו אותו".

שפת הגוף, היא הוסיפה, "היא אלמנט חשוב שרבים לא מודעים לה. הצד שני רואה – כי בדרך כלל רוב האנשים לא מצליחים להסתיר את הרגשות שלהם".

טיפ נוסף אותו נתנה אבני הוא "שימו את האגו בצד. אסור להיכנס עם אגו למשא ומתן. אגו זה דבר שאפשר לנהל אותו".

אבני המליצה למי שמנהל משא ומתן, לא להחצין את הלחץ. "זה דבר שאפשר לנהל. ברגע שאתם מרגישים שנקלעתם למצב של לחץ במשא ומתן, סופרים עד חמש וממשיכים לנהל את המשא ומתן מזווית אחרת".

אור התייחסה גם לדילמה ידועה במשא ומתן: האם לחשוף מראש את כל הכוונות שלנו, או לשחרר אותם תוך כדי המשא ומתן? המלצתה – "לא לשחרר אף פעם בבת אחת, אלא רק לאחר שאתם מרגישים שאתם במרחב הבטוח ואז לשחרר".

"אמון לא יוצרים במרחב מלחמה, אלא כאשר שני הצדדים נמצאים במרחב הבטוח", אומרת אבני. היא התייחסה גם לנושא כללי התקשורת האנושית, ואמרה כי "הכי חשוב הוא שהמסרים שלכם יובנו, כי בדרך כלל בני אדם לא זוכרים שום דבר כמה דקות אחרי שמסיימים לדבר איתם, כי זה הטבע האנושי".

"העקרון הכי חשוב הוא עקרון הכבוד", אמרה אבני לסיום. "יש לי כבוד למעמד, לתוצאה, ואני לא בא למשא ומתן במוד הורדת ידיים. הזמנים האלו עברו והיום עובדים על שכנוע וכבוד הדדי".