"אנו מאתגרים את עצמנו להיות חיוביים גם כשיש אירועים שליליים"

"אנו מאתגרים את עצמנו להיות חיוביים גם כשיש אירועים שליליים, ובמקרים האלה עוזרים למנהל הפרויקט להפיק לקחים ותובנות", כך אמרה אביבה דוידוביץ', מנהלת תכנון ובקרה בחטיבת הטכנולוגיה של אמדוקס (Amdocs Technology) ומובילה את ארגון ניהול הפרויקטים בחטיבת ה-R&D של החברה,על גישת ה-Positive Leadership שבה נוקט הארגון.

דוידוביץ' דיברה במסגרת פורום PPM&PMO מבית אנשים ומחשבים אשר ביקר באמדוקס, ושמע על הגישה לניהול פרויקטים בחברת הענק הישראלית בכמה גופים פנימיים של החברה.

לדבריה, "ה-R&D בחברה מתחלק לשלושה ארגונים, ובכל ארגון כמה קבוצות, אבל כולם יחד נותנים שירות לחטיבה. שלושת הארגונים הם גוף פיתוח, גוף האספקה – שעושה התאמות ללקוח, וגוף השירותים – שמאפשר לצרף שירותים נוספים על הפלטפורמה של החברה, וכל אלה באמצעות מחשוב ענן, וירטואליזציה, ובאחרונה "אנו מאפשרים גם קוד פתוח, מה שמחייב את מנהלי הפרויקטים לעבוד בשיטות שונות".

לקבל החלטות בצורה מיטבית

היחידה שבראשה עומדת דוידוביץ' אחראית למתודולוגיות ולכלי המחשוב והאוטומציה, המשפרים את יעילותם של מנהלי הפרויקטים, ומעניקה חשיבות גדולה למיצוב מנהל הפרויקט כמישהו שיש לו הבנה טובה מאוד במוצר. "אנו עושים זאת בעזרת כלים להנהלה, שתוכל לקבל החלטות בצורה מיטבית. לאורך כל השנה אנו בוחנים מדדים ובודקים שהפרויקטים אכן מתקדמים".

לאחר שנקבע פורטפוליו הפרויקטים, מוגדרים הפרויקטים האסטרטגיים, וניהולם נעשה בצורה רוחבית, כדי לתת לארגון מבט על כל הפרויקטים, וכמה שיותר מידע למנהלי הפרויקטים על ההתקדמות בפרויקט, ובשלב הבא היחידה עובדת בשיתוף פעולה עם גורמים נוספים – עד לאספקה ללקוח. הארגון מוודא שמנהל הפרויקט מקבל דין וחשבון מלא, והארגון אף מסייע לו באימון והדרכה.

"כשגמלה בי ההחלטה לקיים מפגש שכולו יוקדש לחדשנות בעולם ניהול הפרויקטים, הבחירה לקיים אותו בחברת אמדוקס, ליבת החדשנות, הייתה הכרחית", כך פתח את המפגש גילי רגב, מנכ"ל Proceed.

רגב הוסיף כי "כאחת החברות המובילות והוותיקות במשק הישראלי, אמדוקס מצליחה לשמור על DNA אחיד ועם זאת, להיות מגוונת".

אלה ראדזי, מנהלת מעבדת ההדגמות של החברה, סיפרה על החברה המתנהלת כגלובלית ב-85 מדינות. בחברה מועסקים כ-25 אלף עובדים, כ-5,000 מתוכם במשרדי החברה ברעננה.

לחברה יש 350 לקוחות, והיא מבצעת 150 פרויקטים מדי שנה, כש-95% מהם מסתיימים בהצלחה, זאת לעומת הממוצע הידוע של 65%-60%. לדבריה, הנוכחות העולמית של החברה מאפשרת הפריה הדדית בין לקוחות שונים מאזורים שונים בעולם.

לעבור לעולם הדיגיטלי גם בניהול הפרויקטים

רונן רואש, Program Manager באמדוקס, סיפר על המעבר לדיגיטל של נושא ניהול הפרויקטים בחטיבת האופרציה, שאחראית על ניהול ותחזוק הפרויקטים אצל הלקוחות.

לדבריו, "כ-20% מעובדי אמדוקס שייכים ליחידה הזאת. החזון של היחידה כיום הוא שימוש ב-AI ובלימוד מכונה והרחבת השימוש באוטומציה, כדי לעבור לעולם הדיגיטלי גם בניהול הפרויקטים".

רואש ציין שהניהול מתבצע בעזרת שני כלים – האחד לניהול הפרויקטים, שבו החברה משתמשת בקלריזון בענן, והשני לניהול התכולה, שפותח בחברה. החברה משתמשת גם בכלי Edge לניהול הפרויקטים, ופיתחה גם כלי שנותן תמונה על המוכנות של כל גורם בכל רגע נתון, וכלי נוסף, ש"בודק את הבשלות של כל ארגון שנרצה לבדוק".

כלי נוסף שהחברה פיתחה הוא מעין "קוקפיט" שמראה במקום אחד את המסכים החשובים של כל המערכות שעומדות לרשות גוף ניהול הפרויקטים.

שלי רוטשילד, משרד המנמ"ר באמדוקס, סיפרה על ניהול הפרויקטים בגוף ה-IT של החברה. לדבריה, "גוף ה-IT מונה 1,300 עובדים, שנותנים שירות לכל יחידות הפיתוח. גוף ה-IT עוסק במשימות הקריטיות של הארגון, ומתייחד בחדשנות – תוך שהוא מביא ידע חיצוני בזכות קשרים עם גופים שונים, בהם גם האקדמיה".

לדבריה, "אחד מיעדי משרד המנמ"ר היה ליצור טרנספורמציה כדי להגיע לתוצאה של ניהול פרויקטים. לצורך כך בנתה החברה את תוכנית Excite, שמעניקה רוח גבית למנהלי הפרויקטים, ומלווה אותם". לדבריה, שימש אותם מודל הבשלות של גרטנר (Gartner), שמדרג את בשלות הארגונים מ-1 עד 5.

פתרונות מהירים ויעילים יותר

רוטשילד סיפרה כי "הארגון יצר ערכת טרנספורמציה, שמטפלת בכל הנושאים החשובים ומסייעת לעבור לעבוד בגישה אחת. בין הכלים בערכה: לגרום לאנשים לרצות להשתתף בתוכנית באמצעות תמיכה והדרכה. הגדרנו תהליכים ויצרנו מתודולוגיות, יצרני כלי עבודה, כמו פורטפוליו, לוח מחוונים לפרויקט וכד', כשהכל מלווה בשינוי ניהול".

המשמעות של השינוי הארגוני, ציינה רוטשילד, "היא יצירת שקיפות, ניהול פרויקט בריא, ההכרה בכך שזהו מקצוע לכל דבר, מנגנון שבודק את תהליך התכנון וגם שיפור תמידי. כעת, לאחר השינוי, מתחילים בארגון לבדוק את המתודולוגיות כדי לייצר מתודולוגיות שייתנו פתרונות מהירים ויעילים יותר".

גיורא לביא ממרכז המצוינות באמדוקס, סיפר על ניהול הידע בגוף ניהול הפרויקטים בחטיבת ה-PBS בעזרת כלי ה-Edge.

"הגוף נותן שירותי ניהול פרויקטים ללקוחות אמדוקס מעבר לפרטופוליו של החברה. המטרה הייתה לייצר פלטפורמה שתשמש את תחום ניהול הפרויקטים בענן, וסטנדרטיזציה של פרויקטים לשפה אחת. הפתרון שיושם לקח בחשבון שמירה על הקניין הרוחני של החברה".

"את הסטנדרטיזציה עשתה החברה באמצעות שימוש במתודולוגיות שפותחו באמדוקס, תוך זמינות המערכת לכולם, כל הזמן". בתוך כלי-Edge, ציין לביא, "יש גם כלי שמבצע מוניטורינג על השימוש במתודולוגיות".

את המפגש חתם אמיתי כהן, מנהל פרויקטים בכיר ב-Proceed, שהציג את ההיבטים וההשלכות של "מנהל הפרויקט כמוביל שינוי ארגוני". כהן הסביר כי "הצלחתו של ארגון נמדדת ביכולתו לממש את האסטרטגיה העסקית באמצעות פרויקטים שונים, שהשלמתם המוצלחת מקדמת אותו בזירה שבה הוא פועל".

לדבריו, "מנהל הפרויקט נדרש, במקביל ליכולת הניהולית, גם ליכולת מנהיגותית, שתביא להובלה מוצלחת של השינוי שאותו מביא הפרויקט. מנהיגות זו תבוא לידי ביטוי בבניית הצוות, בהנעתו ובניהול הממשקים וההיבטים הארגוניים השונים, תוך הבטחת הערך המצופה מהשינוי".