"יש לאפשר לארגון לחיות במרחב שלו כמה שיותר שנים"

מאות מומחים ואנשי מקצוע התכנסו השבוע (ג') באולם LAGO בראשון לציון בכנס מעבר משרדים 2017 – Moving IT Office. כולם הגיעו כדי ללמוד, לדסקס ולהעשיר את הידע שלהם אודות ניהול פרויקט "מעבר המשרד". בין משתתפי הכנס היו גם רבים העוסקים מזה שנים רבות בתהליך המורכב הזה, הדורש ידע טכני ומקצועי נרחב, ושלהם ניסיון מצטבר בתחום.

אחד  מהדוברים שעונה בדיוק על ההגדרה הזו הוא אורי הלוי, שותף מנהל באורבך הלוי אדריכלים מהנדסים, שהרצה בכנס על "המשרדים של 2020 – חשיבותה של האסטרטגיה בתכנון סביבות העבודה".

משרד האדריכלים ומעצבי הפנים של אורבך מתכנן מאז שנת 2000 פרויקטים עבור לקוחות רבים בישראל ובעולם והלוי הציג לפני שומעיו את ארגז הכלים של החזון שלו ל-20 השנים הבאות באמצעות התמקדות בפרויקט אחד של פאנאיה (Panaya) שבבעלות Insosys ההודית.

פאנאיה היא חברת היי-טק העוסקת במערכות ממוחשבות לניהול משאבים ארגוניים שמקדישה מאמצים רבים לפיתוח ה-Well Being של עובדיה.

ברחבי המשרד פזורים מתקני ספורט וכושר ומיושמים עקרונות של אורח חיים בריא וטבעי, המעורבים בתבונה עם מודעות לאיכות הסביבה וחשיבה על הפרטים הקטנים המוסיפים לאיכות החיים. פאנאיה הגדירה בעבור משרדו של הלוי את דרישות העיצוב ואלו עברו כחוט השני לתוך העיצוב המוקפד של החלל.

לאפשר לארגון לחיות במרחב שלו כמה שיותר שנים

במשרדים, המתפרשים על פני 4,200 מ"ר, בבניין בהוד השרון, תוכנן חלל כניסה רחב ידיים בקומה האמצעית, והוא מקדם את הבאים למשרד. מולו ניצב קיר צמחייה טבעית שעוצב במיוחד לחלל. קיר הצמחייה העשוי מצינורות פלסטיק המורכבים על אלמנט מתכת צורנית צבועה, מכניס לחלל צמחיה ירוקה המשמשת גם כמסנן לקרני שמש הנכנסות מהקיר הדרומי.

"בפרויקט הנ"ל יש שלוש קומות ולא מדבר רק בחלל אלא בנדל"ן", הסביר הלוי. "אנחנו צריכים לאפשר לארגון לחיות במרחב שלו כמה שיותר שנים. לקוחות שלו כמו צים, למשל, יושבים 15 שנה באותו מקום בלי צורך בתכנון מחדש. תכננו כאן פרויקט שיכול לגדול לעמדות עבודה רבות, כך שניתן יהיה להמשיך לפעול באותו חלל רק באמצעות שינויים".

הלוי מייחס חשיבות רבה לעיצוב המשרד בכדי לעודד שיתוף והפריה הדדית בין העובדים. "שטחי החברה מחולקים לאופן-ספייס, עם חללים לישיבות ולמפגשים א-פורמליים המפוזרים ברחבי הקומות", סיפר וגילה לקהל את מה שהוא מכנה ה-elbow affect.

"בארגון ענק קשה להכיר את כולם, אבל אם יתוכנן למשל חלל חדר אוכל צפוף ומרפקים יתנגשו – העובדים יכירו זה את זה".

גם מה שמכונה Work-Cafe, חלל מרכזי המשרת את כל עובדי החברה, מסייע ליצירת מינגלינג חיוני. "עמדת קפה חיונית למינגלינג וליצירת מגע בין העובדים. אנחנו יוצרים מקומות אטרקטיביים לקפה ולאוכל, שבהם ניתן לעבוד כל היום ושהופכים שלא בשעת הצהריים לחדר ישיבות רגילים לכל דבר". בנוסף, בפאנאיה מקשרים בין הקומות שני גרמי מדרגות בעלי עיצוב ייחודי מעץ, כל זאת בכוונה לעודד את העובדים להיפגש בחלל מרכזי ומשותף אחד.

"בשנים האחרונות אלמנט הגובה חשוב ולכן חיים בשלום עם מערכות חשופות בתקרה. יותר מכך, נדרשים מאמצים אדירים מצד כל המעורבים במערכת לייצר מקומות ומשרדים שמוצפים באור טבעי. עובד שקבור מתחת לפלורוסנט הופך לאומלל וזה מתורגם בסוף לימי מחלה", סיפר הלוי.

פילים לבנים

מולטי-פרפס רום הוא מושג נוסף וחדש יחסית בתחום. "אחד האויבים הכי גדולים של משרדים מודרניים הם פילים לבנים", הסביר אורבך. "למשל חדר הדרכה או חדר מועצת מנהלים בגודל של כ-100 מ"ר שעובד רק יום בשבוע הוא פיל לבן".

"הנדל"ן צריך מבחינתי לעבוד תשע שעות ביום. בפרויקטים שלנו ניתן לפצל בלחיצת כפתור חללים גדולים ולייצר חלל שמאכלס למעשה שלושה חללים שונים, לעבודה ולפגישות וכדומה".

הלוי מאמין שהעיצוב לא אמור להיות יותר מדי טרנדי, אלא שייצר "מקומות שיהיו נעימים גם בעוד שלוש שנים ולא יתישו אותנו".

הוא מספר כי הפרטיות קריטית מאוד לעובדים ישראלים. "בטוקיו ובלונדון שקט, ועמדות העבודה נמצאות על המעבר עצמו. הישראלים שונאים שרואים את המסכים שלהם ולא אוהבים את הרעש, לכן אנחנו מקפידים על פרטיות ויזואלית – לשבת לא עם הגב למעבר, ואפשרות לחלוקה אקוסטית טובה".

עוד עצות טובות מהלוי, שיושמו בפאנאיה, הן הצבת לוח מחיק עם סטנד על גלגלים שמעודד יצירתיות; הקפדה על עמדות עבודה שמעט מרוחקות מהמסדרון ועל כך שיפעלו במתכונת רואה ואינו נראה; חדרים שקופים אבל עם זכוכית חלבית שעוזרים לייצר פרטיות; כורסאות וספות ב"חדרים שקטים", נוחים ומרווחים, שמאפשרים לעובדים להתנתק לזמן מה, לצורך שיחות טלפון או סקייפ או לחשיבה שקטה על מיזמים.

"המטרה בסופו של דבר היא מעבר הרקמה האנושית בתוך החלל בכדי לייצר חוזק לארגון", סיכם הלוי את משנתו.