מעבר משרדים – איך עושים זאת נכון?

פאנל מומחים שנערך במסגרת כנס Moving IT Office של אנשים ומחשבים, שהתקיים אתמול (ג') בראשון לציון, ריכז אינספור עצות בנוגע למעבר משרדים. זאת, בניסיון להפוך את החוויה הלא פשוטה לאחת שתתבצע בקלות ובאפקטיביות.

הכנס התקיים באולם האירועים LAGO, בפני מאות מומחים ואנשי מקצוע. הנחה אותו, כמו גם את הפאנל, גידי רחמים, יועץ טכנולוגי בכיר מבינגו מערכות מידע.

בפנאל השתתפו מעצבת הפנים גילה שמיע זכאי; תומר ברקוביץ', יזם, קבלן ומנהל פיתוח עסקי ב-SGS; ויורם שטראוס, מייסד ומנכ"ל SMS פרוג'קט.

רחמים הציג בתחילת הדברים את מה שכינה "עשרת הדיברות – שלבי המעבר הנכונים להקמת פרויקט מוצלח". אלה כוללים: איתור נכסים פוטנציאליים; ביצוע בדיקת התכנות לנכסים; הכנת פרוגרמה ל-2-3 נכסים; בחירת נכס סופית; בניית תקציב; תכנון ועיצוב; תיאום תכנון ויועצים; מרכז קבלנים; ביצוע; ומסירה ומעבר.

"בראשית התהליך חשוב לדעת היכן הלקוח רוצה להיות; לבחון את הנתונים הקיימים – כמה עובדים, כמה מקומות חנייה, כמו גם את אופי החברה – האם היא ממשלתית או מייצרת, למשל מול חברת היי-טק; ולדעת אפילו על החברות השכנות במבנה", הסביר ברקוביץ', שהדגיש עד כמה הצרכים הם תלויי לקוח. בשלב הראשוני, לדבריו, יש משמעות גדולה לתקופת השכירות וההתקשרות. "קיים הבדל משמעותי בין נכס על הנייר, ברמת מעטפת, שיתומחר אחרת ממקום פיזי קיים. חשוב להדגיש בפני הלקוחות שמשרדים ברמת מעטפת ידרשו יותר זמנים ותקציבים לצורך התאמת המקום לצורכי העסק, ומכאן המשמעות לתקופת השכירות כיוון שהשקעות ענק לא כדאיות על פני תקופה קצרה", אמר.

"ההחלטה של חברה לעבור למתחם אחר אינה פשוטה ואיתור נכס במיקום נוח אינו מספיק", ציין רחמים וזכה להנהון הסכמה מחברי הפאנל. "תמחור טוב באזור תעשייה כלשהו הוא פקטור משמעותי, אבל חשובים גם אלמנטים כמו נקודות הסעה ומקומות חנייה", אמר ברקוביץ'. "לא משנה כמה מפואר המשרד, וכמה הלוקיישן נפלא והמחיר אטרקטיבי – אם עומדים שעה בכניסה לחנייה, או שהעובדים מאחרים בגלל פקקי תנועה – הארגון יוצא מופסד".

שטראוס ציין מה יש לעשות בבדיקת היתכנות הנכס. "בודקים תחילה את המפרט הטכני. כדאי להבין שכל חיסכון של שקל מוכפל בעשרות אלפי מטרים", אמר. הוא המליץ לעסק שמחפש נדל"ן חדש למעבר לקחת איתו אדריכל ויועץ תכנון ביטחון. "האדריכל יבצע הצבת עובדים ויועץ הבטיחות יאשר. כך מייצרים אופטימיזציה", ציין. לפי שטראוס, "הלקוח לא מבין את הפן ההנדסי-אדריכלי. לשם כך הוא שוכר מומחים. לקוח שעובר לאלפי מטרים או מקים דטה סנטר זקוק לתכנון מוקפד במיוחד".

"חשוב לפצח את ה-DNA של הלקוח"

לדברי ברקוביץ', מאוד חשוב שלקוח גדול יגיע עם מפקח מטעמו, על מנת שידע לדבר עם היועצים השונים (אינסטלציה, חשמל, קונסטרוקציה וכדומה – ג"פ). יועצים אלה אמורים לדבר ביניהם ולעבוד יחדיו.

שמיע זכאי הוסיפה את עניין החשיבות שבהתייחסות ל-DNA הארגוני של הלקוח. לדבריה, לפני הכנת הסקיצה הראשונית, היא עושה עבודות שטח כדי לפצח את אותו DNA. היא ציינה שלעתים צריך להגיד ללקוח שהמשרדים שלו יושבים בקונפיגורציה שמקובלת עליו, אבל מומלץ לשנות אותה ליותר עדכנית.

אלא שלדבריה, לא רק אופנות קובעות את מראה המשרד ואופיו, כי אם גם תחום העבודה מכתיב את סביבת העבודה. "אנחנו באים להאיר את עיני הלקוח ולומר שכיום מקובל להכניס פינות משותפות ומקומות לבילוי משותף של העובדים בחלל המשרד, כי האינטראקציה משפיעה לטובה על העובדים והמשרד", אמרה. "החללים הציבוריים חוסכים מקום והם הכרחיים לאנשים שנמצאים שעות על גבי שעות במשרד".

בניית תקציב ולוחות זמנים

נושא נוסף שהפאנל דן בו הוא בניית תקציב ולוחות זמנים. שטראוס אמר כי "הלקוח צריך לומר בכמה הוא מתקצב את הפרויקט. אנחנו פועלים מול האדריכל, שכבר קיבל ממנו את הכיוון היצירתי והמפרט הטכני, ואז מתחילים לבחון את הכסף הגדול".

הוא כינה את מנהל הפרויקט "טבלת Excel מהלכת" ואמר שתפקידו הוא לשבת מול הלקוח והתכנון המוקדם, ולהניע אותו ואת היועצים לטובת המשך הפרויקט. "ברגע שנכנס התכנון הפונקציונלי, עולה הדגש על הכסף פר תהליכים. מתנהלים משא ומתן מול הקבלנים למחיר הטוב ביותר, לאחר מכן משא ומתן עם הלקוח ומשם מול האדריכל. מדובר בהליך לא קצר ומסובך – אבל יעיל", אמר.

התיאום בין התקציב לתוצאה המקווה אינו עניין של מה בכך. שמיע זכאי אמרה כי "אנחנו מתעקשים לדעת מהיום הראשון מה התקציב, כדי להתחיל לעבוד מיד. לפעמים, מתוך שיחות עם הלקוח אנחנו כבר יודעים לאן נושבות הרוחות ומתחילים לעבוד. זה תהליך ארוך מאוד והתפקיד שלנו הוא להבהיר ללקוח את התהליכים בכמה שיותר פשטנות ובהירות. אנחנו עושים סדר בבלגאן".

בתשובה לשאלה על המלצותיהם להצלחת התזמון המתוכנן של המעבר ענו המומחים כי תפקידם הוא להגדיר מראש את לוחות הזמנים לפרויקט ולספק יעד ריאלי, כשבמהלך העבודה עליהם להציב יעדי ביניים. לדברי שטראוס, "שקיפות מלאה חייבת להיווצר וחשוב להראות את הבעיות לאורך כל הדרך בלי הסתרות". שמיע זכאי המליצה שבהתקשרות עם מעצבי הפנים חשוב שהלקוח יסמוך על האדריכל ועל הצוות ולא יחבל בעבודתם. ברקוביץ' ציין כי "על-מנת לעמוד בלוחות הזמנים אצלי העבודה היא בשלבים – לתכנן ולהמשיך הלאה בשלבי החוזים. לתכנן ברזולוציה גבוהה ולבחון כל מובן ומובן בכדי להצליח".