על אדונים, משרתים וכלים לניהול פרויקטים

כתב: דביר זהר, מנכ"ל Simple

סביבת ניהול הפרויקטים היא מורכבת. יש לכם גורמי ביצוע שעובדים במקביל, כל אחד מהם נתקל בהפתעות, העדיפויות משתנות, הפעילויות מתארכות ויש הרבה מידע שזורם כל הזמן ודורש התייחסות.

במשך שנים חיפשו מנהלים, PMO ויועצים את כלי ניהול הפרויקטים האולטימטיבי. זה שיעזור לתכנן, ינהל את התקציב, יקצה משימות בצורה חכמה, ינהל את הדרישות, ינהל את הסיכונים, יציג התראות בזמן אמת, יציג ניתוחים מורכבים למנהלים, יאפשר בחינת אלטרנטיבות ועוד. הדרישות הללו הביאו ליצירת כלים מורכבים לתפעול ולהטמעה.

ארגונים קטנים נמנעו מלהיכנס להרפתקה מחשש שההשקעה בתפעול הכלי תדרוש משאבים רבים הן מצד גורמי הביצוע והן מצד מנהלי הפרויקטים וה-PMO. הם העדיפו להמשיך לעבוד עם Excel וכלים מקומיים לציור גאנטים.

ארגונים גדולים שהכניסו כלים, גילו שאכן נדרשת השקעה גבוהה יחסית למה שציפו, וזמן ההטמעה הוא ארוך ולעיתים נדרשים חודשים רבים עד שמתחילים לראות תמורה מההשקעה. ארגונים רבים גילו, כי על אף שהכלים נותנים מענה לחלק ניכר, בפועל הם לא משתמשים ביכולות אלו ומסתפקים ביכולות הבסיסיות ביותר.

את האתגר הזה הבינו רבים, ופותחו מאות כלים אשר אולי אינם נותנים מענה לכל הדרישות, אך רובם נותנים מענה לדרישה הבסיסית ביותר – היכולת להקצות משימות לאנשים ולצוותים ולקבל סטטוס התקדמות למשימות השונות. יכולת בסיסית זו ושיתוף המידע בקרב בעלי העניין בפרויקט מאפשרים לקבל החלטות במהירות ולהעלות מאוד את הפריון של הארגון.

שיתופיות של מידע

בסקר שערכה Capterra (חברה שבוחנת כלים ממוכנים בתחומים שונים) ב-2015, התגלה המהפך לעיני כל. תשעה מתוך עשרת הכלים המובילים בניהול פרויקטים, היו כלים פשוטים שניתן לעבוד איתם בענן ולהתחיל ליישמם בתוך ימים בודדים.

בין הכלים הבולטים ברשימה (שלכולם יש למעלה ממיליון משתמשים) ניתן למצוא את JIRA שמאפשרת ניהול משימות פשוט, אך גם ניהול דרישות וניהול תהליך שלם של פיתוח תוכנה. ניתן למצוא את Smartsheet, כלי שהוא למעשה אוסף של גיליונות אלקטרונים שיושבים על בסיס נתונים ומאפשרים יכולות רבות מניהול הגאנט, דרך ניהול משימות, ניהול סיכונים, ניהול בעלי עניין ועוד. למעשה מדובר על פלטפורמה שמאפשרת פתרונות ממוכנים פשוטים לצרכים רבים בארגון. כלי נוסף שניתן למצוא בין עשרת המובילים הוא Trello, שהוא כלי ניהול משימות בסיסי וגרפי.

לכל הכלים יש מספר מכנים משותפים – כולם פשוטים, כולם עובדים בענן, כולם מאפשרים שיתופיות של מידע המאפשר גם ניתוחים מתקדמים יותר (בעיקר לארגונים גדולים). לכולם יש הרבה Add On שמאפשרים הרחבה של היכולות.

בכנס PMI הקרוב, שייערך ב-8 ביוני, תציג SIMPLE את המגמות בתחום כלי ניהול הפרויקטים ותסביר יותר לעומק על הכלים השונים.

SIMPLE מתמחה בשיפור ניהול הפרויקטים בארגון. החברה מציעה ללקוחותיה סל שלם של שירותים המאפשרים להם לרוץ מהר יותר. שירותים אלו כוללים תהליכים, כלים, שירותי PMO, הדרכות, אבחונים וניהול פרויקטים בפועל.