נמל אשדוד הטמיע מערכת ניהול תוכן ארגוני של Open Text; היקף הפרויקט: מאות אלפי שקלים

חברת נמל אשדוד הטמיעה מערכת לניהול תוכן ארגוני מבית Open Text, המיוצגת בישראל על ידי טופ סולושנס מקבוצת Top (לשעבר קבוצת רמדור). היקפו הכספי של הפרויקט, הכולל הטמעת מערכת ארכיון דיגיטלי לניהול תיקי עובדים, נאמד במאות אלפי שקלים.

במסגרת הפרויקט, הוטמעה בתוך מערכת הסאפ (SAP) של החברה מערכת ארכיון דיגיטלי לניהול תיקי עובדים בנושא כוח אדם. המערכת כוללת "עץ" תיקיות היררכי בעל מספר רמות המנהל את המסמכים עבור העובדים בחלוקה של תיקיות ראשיות ותת תיקיות, בדומה לסוג מידע ותת סוג מידע של העובד.

לדברי שי עבאדי, סמנכ"ל טכנולוגיות בטופ סולושנס, "האתגר הטכנולוגי שלנו היה להזין את תיקי העובדים הפיזיים של נמל אשדוד לתוך המערכת הדיגיטלית וכאן שיתפנו פעולה עם חברת סריקה חיצונית שסרקה את החומר והכינה אותו במבנה הנדרש. לאחר שהתיקים נסרקו, ביצענו טעינה באופן אוטומטי של כל החומר אל תוך עץ המסמכים בעזרת כלי המערכת. בנוסף, ביצענו מס' יישומים נוספים בנמל אשדוד כגון קליטת חשבוניות נכנסות בשימוש ברקוד, תיקי ביטוח, תיוק מסמכי ארנונה, ניהול חוזים, ניהול מסמכי רכש ועוד".

איציק בלומנטל, סמנכ"ל מטה ומיחשוב בחברת נמל אשדוד, אמר, כי "בחרנו במערכת של Open Text מאחר ומבחינת האינטגרציה והשקיפות למערכת הסאפ, זו המערכת האינטגרטיבית ביותר. המשתמש עובד במערכת אך הוא מרגיש שהוא עובד עם סאפ כי המסכים הם סאפ סטנדרט. בנוסף, מנגנון ההרשאות של המערכת מתבסס על מנגנון ההרשאות של סאפ. ההטמעה של המערכת מייעלת את ההתנהלות בארגון – אין צורך לבצע תיוק פיזי של מסמכי כח אדם, דבר שחוסך לנו בזמן. כמו כן, המסמכים הללו נגישים בכל רגע נתון לכל המשתתפים בתהליך".