"ניהול ערוצים, אינטגרציה וחוויית שימוש – השלב ההכרחי הבא"

"ניהול הידע המסורתי כבר לא מספיק. אחוז הכיסוי בארגונים נמוך ועל כן נחוץ לעבור לשלב הבא – ניהול ערוצים, אינטגרציה וחוויית שימוש", כך אמר יניב לוי, מנהל הטכנולוגיות הראשי של SRL מקבוצת מלם תים.

לוי דיבר בכנס ניהול ידע וניהול מסמכים של אנשים ומחשבים, שנערך באחרונה במרכז הכנסים אווניו בקריית שדה התעופה. האירוע התקיים בהשתתפות מאות אנשי מקצוע בתחום ובהנחיית אשר גליקמן, מנכ"ל MPL, ואבנר פרנק, כתב אנשים ומחשבים.

"ניהול התוכן והידע נמצא בקפיצה אבולוציונית – מגולם וזחל הוא הופך לפרפר שמסוגל לפרוץ גבולות ולהגיע למחוזות חדשים", ציין לוי. "לשנות את סדר האותיות מ-ECM (ר"ת Electronic Content Management – ניהול ידע או תוכן) ל-CEM (ר"ת Customer Experience Management – ניהול חוויית משתמש)".

הוא סקר בקצרה את ההיסטוריה של ניהול הידע: "המגמה החלה לפני כ-25 שנים כניהול ארכיונים. משם זה התפתח לניהול מסמכים וכיום לניהול ידע ארגוני כולל", אמר. "כיום, מחקרים מראים שאחוז הכיסוי בארגונים, הן בהיבט השימוש והן בהיבט ההטמעה, הוא 40%. בנוסף, רק 26% מהמנהלים הרלוונטיים בארגונים יודעים להתמודד עם כל ערוצי התוכן, כך שכיסוי וניהול ערוצי התוכן השונים – נמוכים".

נתון אחר שאותו הוא ציין מראה ש-"רמת האינטגרציה עם מערכות המידע המרכזיות, בדגש על CRM ו-ERP, עומדת על 9%. כלומר: רק 9% ציינו שיש אינטגרציה לשניהם ושבארגון שבו הם מועסקים משתמשים בזה גם לניהול מסמכים וגם לניהול טרנזקציות".

לוי המשיך באמרו כי "יש כיום צונאמי של ענן, מדיה חברתית, מובייל ואנליטיקה. אנחנו חיים בסביבה דיגיטלית. הגבולות בין הפרטי לארגוני נפרצו. התוכן לא מוגבל לסוגי מידע ומערכות, לשעות צריכה ויצירה או לרוחב פס, והוא בעיקר לא רשומה בודדת של מידע אלא תוכן של דברים".

"פייסבוק (Facebook), גוגל (Google), אפל (Apple) וחברות דומות הן הדוגמאות הטובות ביותר לניהול תוכן. הן יודעות עלינו הכול – מיהם החברים שלנו, מהם התחביבים שלנו, באילו מקומות היינו ועוד. החברות האלה יודעות לנהל את המידע הזה נכון: הן מאפשרות להשתמש בשירותים שלהן מכל מכשיר, מספקות חוויית שימוש ומבצעות אנליטיקה", אמר.

"בניגוד לניהול התוכן המסורתי, שבו מבקשים מהמשתמשים לעשות פעולות מסורבלות מערוצי תוכן מוגדרים, בניהול התוכן החדש המשתמש תורם את התוכן וולונטרית ומערוצים שונים", הוסיף.

שי עבאדי, מנהל הטכנולוגיות הראשי של מוצרי Open Text במלם מערכות. צילום: ניב קנטור

לסיום השתמש לוי בפרפראזה על המשפט הידוע של נשיא ארצות הברית, ג'ון קנדי: "אל תשאלו מה אתם יכולים לעשות למען ניהול התוכן והידע, תשאלו מה הוא יכול לעשות עבורכם".

פרויקט ניהול ידע בכי"ל

שי עבאדי, מנהל הטכנולוגיות הראשי של מוצרי Open Text במלם מערכות, סיפר על פרויקט הטמעת מערכת לניהול חשבוניות ספקים בכי"ל שאותו ניהל ושעלה לאוויר לפני כחודשיים.

"ריכזנו דברים שהיו שם עד כה בשבע מערכות של סאפ (SAP) למערכת סאפ אחת", אמר.

הוא ציין כי "המטרה העיקרית של הפרויקט הייתה דיגיטציה של תהליכים והמטרה השנייה – קריאה אוטומטית של פרטי החשבוניות והכנסה למערכות ה-ERP הארגוניות. בנוסף, פעלנו לשמירה על החשבוניות במקום מאובטח והבאנו לשקיפות כלל ארגונית – מדובר בפרויקט שבוצע בשבע חברות במדינות שונות, שבכל אחת מהן יש חוקים ורגולציה שונים. המערכת תומכת בכולן".

אתגרים נוספים בפרויקט אותם מנה עבאדי הם "תמיכה בריבוי שפות – הן בממשק המשתמש והן על החשבונית – ושימוש במנוע שיודע לפענח טקסטים בכל השפות הרלוונטיות. במקרה הזה השתמשנו במנוע ישראלי, של TIS; הסבות ממערכות Legacy; אינטגרציה בין ספקים; חתימה דיגיטלית; ואבטחת מידע".