פלט דיגיטלי והפצתו מחייב גישה חדשה בארגון

כתב: חיים וינר, מנכ"ל משותף בויארטק ביז.

רבות דובר על עולם ללא נייר, עולם שבו פלט הוא דיגיטלי ומופץ באמצעים אלקטרונים ליעדו. בפועל, מעבר לתהליך זה מתרחש באיטיות ובצורה חלקית בלבד. בשנים האחרונות אפשר לראות בהתגברות הצורך לחסכון בעלויות נייר והדפסה, ומעבר להפצה ישירה בערוצים אלקטרונים שונים.

תהליכי שיפור השירות וההתייעלות הארגונית דורשים זמינות ונראות טובה יותר של הפלט. הרגולציה הממשלתית מאפשרת שינוע של מידע דיגיטלי ומחייבת היערכות מתאימה. בארגונים רבים פתרונות להפקת פלטים דיגיטליים נבנו בשלבים והפכו למערכת טלאי על טלאי סבוכה ומסורבלת לתחזוקה. לעיתים אף נרכשו מערכות חופפות ביכולותיהן, מה שיצר כפילות ועלויות מיותרות. הצורך לנהל את הפלטים במוקד אחד, בסטנדרט ארגוני רוחבי עם שליטה מרכזית בעיצוב, ארכוב והפצה הפך להכרח.

במעבר לפתרון ניהול פלטים ארגוני, נדרש לשים לב להדגשים הבאים:

מקורות מידע
מקורות המידע יכולים להגיע ממגוון מערכות מחשוב ארגוניות. פורמטים וקידוד עברי מסוגים שונים מחייבים את הפתרון לתת מענה יעיל לקלטיים אלו ללא המרה והסבות ידניות.

נראות והפונקציונליות  
על מערכת ניהול הפלטים לספק מגוון של יכולות גרפיות ופונקציונליות לעיצוב הפלט, בהתאם לסטנדרטים הארגונים ולצורכי הרגולציה הנדרשים. יכולות כגון עיצוב הפלט גרפית, הוספת נספחים, ברקוד לסוגיו, חתימה דיגיטלית והצפנה, מהווים דרישות בסיסיות למערכת ניהול פלטים מתאימה.

תזמון והפצה בערוצים השונים
את הפלט המוכן יש לשגר בזמנים מוגדרים ולערוצים שונים. על המערכת לתמוך במגוון ערוצי הפצה מקובלים כגון מדפסות , דוא"ל, פקס, SMS ו-FTP, וערוצי הפצה מתקדמים כגון Web services, פורטלים וכספות וירטואליות. בעתיד הקרוב המערכות ידרשו לתמוך גם בהפצה למדיה החברתית כגון ווטסאפ (WhatsApp) פייסבוק (Facebook ) ודומיהם. יכולת ארכוב הפלטים חשובה לעמידה ברגולציה של חתימה דיגיטלית. ארכוב דיגיטלי מייעל את תהליך קליטת המסמכים ללא הדפסה וסריקה למערכת ארכיון ארגונית.

בקרה, תיעוד וטיפול בשגויים
חלק הכרחי במערכת ניהול פלטים זו היכולת המובנת של תיעוד, ניטור ובקרה. היכולת לעקוב אחר הפלט מאפשרת תחקור ושיפור ערוצי ההפצה.

לסיכום
על מערכת ניהול פלטים להיות רוחבית כדי לשרת את הארגון כולו ולספק פתרון מובנה ללא פיתוחים ייעודיים. כמו כן על הפתרון להיות תשתיתי ובעל אופק טכנולוגי שיענה על מגוון הצרכים הקיימים והעתידיים בארגון.

ויארטק ביז מתמחה בפיתוח מוצרי מדף לניהול פלטים, ארכיון וניהול מסמכים ואינטגרציה למערכות IBM i ו Mainframe.

להרשמה לאירוע לחצו כאן.