כאשר הטכנולוגיה והאקדמיה נפגשו

שלוש שנים משמש לירון טרן בתפקיד סמנכ"ל מערכות המידע במסלול האקדמי המכללה למינהל, והוא גאה להציג את הדגשים הניהוליים בהם בחר ויישם בהצלחה.

בעיניו, ההישג העיקרי הוא הפיכת האגף אותו הוא מנהל ל-"חלק בלתי נפרד מהליבה העסקית של המסלול האקדמי". כלומר, שיתוף פעולה הדוק עם יחידות המטה וההוראה בפיתוח טכנולוגיות למידה וטכנולוגיות מחשוביות לצרכי הארגון. כמו כן, רואה טרן את שיתופי הפעולה עם מוסדות אקדמיים נוספים בארץ ובעולם ככלי חשוב לחיבור הטכנולוגיה עם האקדמיה.

טרן ויחידתו עושים ככל יכולתם למרכז ולייעל את תהליכי העבודה, הן ברמת המערכות הקריטיות והן במערכות האקדמיות. כאשר המטרה היא לחסוך בזמן ולהתייעל ברמה התקציבית. דוגמה לכך היא הכנסת מערכת ה-ERP, שהחליפה את המערכת הישנה בנושאי שכר, כספים, מלאי, רכש, והזמנות. מערכת מתקדמת המאפשרת עבודה יעילה ואחידה בכלל המסלול.

בנוסף מתוכננת לעלות לאוויר לקראת סוף 2016 מערכת שמחליפה את מערכות הספרייה הישנות. מערכת מודרנית במיוחד שיושבת בענן, ומאפשרת ניהול ספריה מתקדם, כפי שקיים במוסדות מובילים בעולם.

פרויקט נוסף – מערכת לצילום אוטומטי של שיעורים, אחסון ואירוח בענן, ניתוח התוכן המצוי בארכיון והנגשתו לסטודנטים ולמרצים מתאפשר גם דרך אפליקציה סלולרית.

פרויקט הדגל השנה הינו פיתוח אתר אינטרנט, אשר מאגד בתוכו את כל האתרים שהוקמו בשנים עברו, האתר פותח בקוד פתוח, בטכנולוגיות החדישות ביותר בתחום התוכנה וה-Web. מלבד החלק השיווקי שלו, תתאפשר גישה לסטודנטים לכל המערכות הפדגוגיות ולסביבת העבודה האישית שלהם. בנוסף פועל האגף בפיתוח אפליקציות, אשר מאפשרות גישה לכל המערכות הפדגוגיות והרשתות החברתיות.

המכללה למינהל

גאווה נוספת נתונה למערך האופיס 365 בענן. "בשנה זו חיברנו את כל סגל המסלול והסטודנטים למערך של מיקרוסופט (Microsoft) בענן. המאפשר לכל אחד להיכנס לסביבה אישית המכילה את כל חבילות האופיס בחינם, ומאפשרת להתקין את גרסת האופיס עד חמישה מחשבים אישיים ללא עלות. בנוסף החבילה כוללת שטח אחסון לקבצים, תמונות, וסרטונים בגודל של טרה בענן".

טרן מאמין בחשיבות מערכות BI בארגון אקדמי, ועל כן פעל להטמעת מערכת BI בארגון. היכולות של המערכת מאפשרות לבנות תרחישים אנליסטים ולבצע ניתוח נתונים מדויק גם בחלק השיווקי וגם בחלק התפעולי.

האגף, היה שותף מלא בהקמת הקמפוס החרדי החדש בבני ברק, שכלל הקמת תשתיות ומעבדות לימוד, באופן שבו הרשת מנוהלת באופן עצמאי, ובמקביל מחוברת למערכות הליבה של המסלול כדי לסנכרן נתונים.

על מנת למדוד את פעילות האגף, הן ברובד המקצועי והן ברובד השירותי, מאמין טרן בתהליך המדידה של המחלקות. אחד הדברים החשובים בעיניו הוא הפצת סקרי שביעות רצון לכלל האוכלוסיות במסלול, ניתוחם והפקת לקחים. במקביל שודרגו מערכות הדוגמות את תשתיות המחשוב ומאפשרות ניתוח נתונים ומדידה Online.

עוד עושה האגף רבות כדי ליצור תחושת שייכות לעובדים בו, באמצעות פעילויות חברתיות משותפות, הקמת פורום של ראשי צוותים בו מרכזים את הנושאים הפתוחים לדיון ועורכים סיעורי מוחות תוך שקיפות מקסימלית בביצוע הפרויקטים והתקציבים. בנוסף בניית מסלול קידום לעובדים שכולל שלבי ביניים להעלאת הרמה באמצעות קורסים וסדנאות כדי למנוע שחיקה. "לעודד את העובד להתפתח ולהתקדם עם הטכנולוגיות החדשות הקיימות בשוק ולהתאימם לצרכי המסלול האקדמי על מנת שנוכל להיות מוסד מוביל הן מבחינה טכנולוגית והן מבחינה מיתוגית".

טרן מסכם: "תפקיד סמנכ"ל אגף מערכות מידע באקדמיה מוביל כיום לאתגרים גדולים מאוד, וזאת כדי לחבר בין הצד הטכנולוגי האקדמי לבין הסטודנטים שדורשים היום גישה מהירה ואינטואטיבית לכל הנתונים והמידע שלהם על מנת לסיים בהצלחה את התואר."