כיצד להיערך לעידן החדש של ה-BPM

המיתון הנוכחי, שיש אנליסטים שכבר מדברים עליו בלשון עבר, יהיה אחראי לכמה מהפכות שצפויות בשוק ה-IT. בחודשים האחרונים אנו עדים ללא מעט תחזיות של מומחים, אודות ה-"צונאמי" שצפוי לבוא אחרי החגים היהודיים, ולאחר סיום המיתון, אי שם בסוף השנה, או בתחילת 2010. היטיב לתאר צונאמי זה ג'ימי שוורצקוף, מנכ"ל STKI בבלוג שלו, ובטור זה.

בהקשר זה יש לקרוא את התחזית של גרטנר (Gartner), אשר פורסמה לא מכבר בבלוג של בוב אוונס, מעורכי השבועון InformationWeek האמריקני. התחזית לא צופה עתיד ורוד לתחום מיקור-החוץ בעולם, ומנגד כן צופה תחייה למיכון תהליכים פנימיים ארגוניים, BPM. לפי התחזית של גרטנר אותה אוונס מצטט, 25% מעסקי המיקור-חוץ ייעלמו בשלוש השנים הבאות. הסיבות: המיתון הכלכלי שחשף חוזי מיקור-חוץ הזויים, שהצדדים אינם מסוגלים לעמוד בהם, לצד החדירה המסיבית של כלי מיכון ותהליכים אוטומטיים המסייעים לתפעול הארגון.

נראה אם כן, כי הסיבה לשינוי הצפוי בעולם מיקור-החוץ, היא חוסר היכולת של ספקים רבים בתחום להסתגל למציאות החדשה, זו שבאה בעידן שאחרי המיתון. אם אכן תחזית חמורה זו תמומש, הרי שמדובר במהפכה של ממש, כזו המחייבת את המנמ"רים ואת הספקים להיערך לקראתה. בוב אוונס מצטט את גרטנר, המציעה למנמ"רים טיפים חשובים איך להיערך לקראת העידן החדש של ה-BPM.

הטיפ המרכזי קובע שיש לבדוק את יציבותו הכלכלית של ספק מיקור-החוץ: האם הוא מפסיד כסף? מהו תזרים המזומנים שלו? זאת, כדי לדעת האם הוא מסוגל לנהל את העסק שלו כמו שצריך, ולהימנע ממצב בו המנמ"ר יקום בוקר אחד, ויגלה לפתע כי ספק מיקור-החוץ שלו נפל. גרטנר מציעה למנמ"רים להשאיר את הבושה בבית, לפנות באופן הישיר ביותר לספק מיקור-החוץ, ולשאול אותו: "סליחה, אדון ספק, מהם פרטי  המאזן האחרון שלך? האם אתה מרוויח או מפסיד?". לדברי אוונס, זהו מבחן אמינות פשוט. סביר להניח שמרבית הספקים ישמחו לחלוק עם המנמ"רים את המידע על הכנסותיהם הנאות ועל רווחיהם. הבעיה היא עם אותם ספקי מיקור-חוץ שיגמגמו. או אז, הוא כותב, המנמ"ר לא צריך יותר מזה. ספקים נוהגים לעדכן מנמ"רים על הצלחותיהם, כדי לחזק את השותפות ביניהם, אולם תמיד צריך להיות עם היד על הדופק.

טיפ נוסף של גרטנר למנמ"רים, הוא לבחון האם ספק מיקור-החוץ פונה לכיוון החדשנות. אם לא, כדאי לבדוק את הסיבה לכך. כך, ממליצה חברת המחקר, כדאי לבדוק האם יש לו קשיים עסקיים, שבגללם הוא אינו זוכה במכרזים חדשים, או בפרויקטים מאתגרים. ספק שלא מציג מספר רב של פרויקטים שבאחריותו, לא נראה טוב ואינו משדר יציבות. פרטים אלו, מציין אוונס, ניתנים לבדיקה חיצונית בצורה אובייקטיבית. על מנת להפיג חששות שכאלו מצד הלקוחות, ספקים רבים נוהגים להשקיע בתחומים חדשים, מה שמחייב אותם ליישם טכנולוגיות חדשניות. כך, ספק מיקור-החוץ משרד רוגע ויציבות למנמ"ר, הלקוח.

עוד ממליצה גרטנר לבחון את ההיצע העסקי של הספק, דווקא בימי מיתון. אם למשל, מרבית עסקיו של ספק מיקור-החוץ, יותר מ-70% מהם, הם בתחום השירותים הפיננסים, כגון בנקים וחברות ביטוח – יש בכך משום הדלקת נורה אדומה עבור המנמ"ר. עסקי הפיננסים ספגו מכה קשה במיתון וספקים שחלק ניכר מהכנסתם בנוי על מגזר זה, עלולים להיות חשופים לסיכונים רבים מדי, שאינם בשליטתם.

העצה האחרונה נכונה לכל תחום בחיים, כמו גם בקשר שבין ספק מיקור-החוץ והמנמ"ר: גלו זהירות רבה בעת חתימת חוזים. אחד מסממני המיתון אחרון היה שארגונים גילו כל מיני "עזים" בחוזים ארוכי הטווח אותם חתמו עם ספקים. כך, בשנת 2008, עם בוא המיתון, הם נוכחו לדעת שהם משלמים תעריפים גבוהים יותר מ-2007, בניגוד מוחלט לכל הגיון כלכלי שנובע מהמצב החדש שנוצר.

השורה התחתונה: סיום המיתון אין משמעותו שחלפו הסכנות העלולות לערער את יציבותם של ספקי מיקור-החוץ. על המנמ"רים להיות עירניים ולעקוב אחר מצבם של הספקים שלהם. לא יזיק לגזור ולשמור.