אשר גליקמן, מנכ"ל MPL: "רוב הארגונים מתעקשים על מסמכים מנייר"

"קיימת מערכת יחסים מוזרה בין ניהול ידע והמסמכים לעולם ההדפסה. יש לניהול המסמכים הדיגיטלי יתרונות ברורים, אבל רוב הארגונים מתעקשים שחלק גדול מהתיעוד אצלם יהיה על נייר", כך אמר אשר גליקמן, מנכ"ל MPL.

גליקמן דיבר בכנס PRINT 2015 של אנשים ומחשבים, שנערך היום (ב') במלון דיוויד אינטרקונטיננטל בתל אביב, בהשתתפות מאות מקצוענים מתחום הדפוס. הנחו אותו פלי הנמר, יזם ומנהיג אנשים ומחשבים, ויהודה קונפורטס, העורך הראשי של הקבוצה.

בדבריו ציטט גליקמן נתונים על מצב השימוש בנייר בארגונים: "למרות הכול, 92% מהמידע הארגוני נשמר בתיקיות נייר; עשרות אחוזים מהמידע הארגוני שמועבר במייל מודפס במהלך הדרך; מחזור חיי המסמך לא השתנה, והוא יכול להגיע עד ל-19 הדפסות, עם תיקונים ועדכונים, לפני שיגיע לגרסתו הסופית; המידע הארגוני מוכפל מדי 3-5 שנים; עובד עלול לבזבז עד חצי יום בשבוע על חיפוש מסמכים, או בתהליכים הקשורים למסמכים".

הוא ציין כי הנתונים האלה מביאים לכלל מסקנה שיש צורך בהתייעלות בתחום. "לצד הסיבות הללו יש את הסיבות הסביבתיות. הדפסה של כל דף נייר צורכת כוס וחצי מים", אמר גליקמן.

בדבריו הוא תיאר סוג של עובד, שמרן במהותו, שמטאפורית נושא על גבו ארון מסמכים. "אותו עובד אוהב שהדברים כתובים על גבי הנייר מאחר שהוא חושב שמסמך מנייר אי אפשר למחוק, לשנות או לגנוב", ציין. "אלא שהשימוש בנייר טומן בחובו גם איומים. יש חשש לאובדן המסמכים בגלל שריפה. יש סכנה לגיבוי המסמך – בשל תיוק לא נכון. עולות בעיות מידור – אנשים רואים מידע שהם לא אמורים לראות. אין בקרה על חבלה במסמכים, שיבוש, העלמה ושינוי. ברוב המקרים האלה, האויב נמצא בבית".

"מנגד, אם המידע מצוי בתצורה דיגיטלית ולא בנייר, הוא זמין בכל מקום, בכל זמן ובכל דרך", אמר.

ככלל, ציין גליקמן, "קיימים כמה יתרונות לשימוש במערכת ניהול מסמכים: זו מערכת ירוקה, שמצמצמת את משאבי הנייר ואת הקלסרים בארגון; כתוצאה מכך, נוצר חיסכון בנדל"ן, שבמקרים רבים הוא משמעותי; יש יותר שליטה ובקרה על הידע הארגוני; ניתן לעבוד עם שיתוף קבצים; והכול נעשה תחת אחידות ושיטתיות. כמו כן, אפשר לאחזר ולחפש מסמכים במערכת, מתקבל גיבוי מידע יומי והוא מאובטח".

גליקמן סיים בשאלות: "20% מיום העבודה. למה שארגונים לא יהפכו את זה ל-'עסק שלהם?' מדוע שלא ייצרו גוגל (Google) ארגוני?"