ניהול הידע הפתיע ב-2014, אבל מה צופנת 2015?

עושה רושם ששנה רודפת שנה ואין חדש תחת השמש. אלא שלפחות בשדה ניהול הידע אין הדבר כך. יש אפילו הפתעות, וטוב שכך.

שנים התרגלנו לשלטון חברות התוכנה הגדולות. ארגונים הפכו את ההשקעה במשאבים אינסופיים לרכישת פלטפורמות תוכנה גדולות יקרות למעשה שבשגרה. לכל נושא, ובפרט לניהול ידע. והנה, אט אט משתחלים להם פנימה, למרכז הבמה, פלטפורמות וכלים  – כאלה שאינם עולים כסף.

לא מדובר רק בתוכנות לשימוש ביתי אישי, או על ידי ארגונים שאין להם כסף, ולכן בלית ברירה הסתפקו בשימוש בתוכנות מעין אלה. עולם הקוד הפתוח ותוכנות החינם נמצאים כיום במרכז הבמה.

איך גילינו את זה בארגונים? באופן די מקרי. אני זוכרת שנקראתי לאחד מארגוני ההיי-טק הגדולים בישראל לפני כמה שנים, כדי להמליץ להם על מתודולוגיה למימוש WIKI. הסיפור המעניין היה איך הארגון גילה שהוא רוצה WIKI: אנשי התשתיות עסקו בהעברת שרתים, ופתאום נתקלו באחד השרתים במאגר תקלות  – כולו על WIKI. לאחר מכן גילו עוד מאגר דומה, ועוד אחד. בדיקה שיטתית העלתה, שמחלקות פיתוח ותשתית שונות הקימו כל אחת לעצמה מאגר תקלות שכזה. בסך הכול היו חמישה מאגרים ארגוניים, המשמשים לשיתוף ידע על תקלות שהיו ודרכי התמודדות עמן. ניהול ידע במיטבו.

החל ב -WIKI, עבר הלאה

זה התחיל ב-WIKI, אך מזמן כבר התרחב לפלטפורמות וכלים מגוונים. הסנונית הבאה, כבר לקראת 2014, הייתה בעולם הרשתות החברתיות. כאן כבר גילינו יצירתיות גם בקרב מקבלי ההחלטות המרכזיים. גרמו לכך שני מרכיבים מרכזיים: אם נתעלם לרגע ממרכיב העלות, שתמיד הוא בעל משמעות לכשעצמו. האמון בתוכנות הקוד הפתוח כבר החל להתבסס ומקבלי החלטות הבינו שאין סיבה לחשוש כל כך מתוכנות שכאלה. בתוך כך, הפתרונות המוצעים בעולם החופשי והחינמי עלו פעמים רבות בחדשנותם, בגמישותם ובנראות שלהם על התוכנות של בתי התוכנה המסורתיים, השמרניים, שאליהם הורגלנו.

המעבר לענן

שלב נוסף שסייע להתקדמות מגמה זו השנה היה המעבר לשירותי ענן – יותר ויותר תוכנות מציעות אותם. יש לשירותים אלה יתרון עצום – הם לא מחייבים התקנה של אנשי תשתיות או בכלל. הם לא מחייבים הרשאות וביורוקרטיה שהורגלנו אליהן בהתקנות פנים ארגוניות. במשפט אחד: היד קלה יותר על ההדק בבואנו לבחור ליישם תוכנה שכזו.

מגמה זו של פתרונות פתוחים ללא עלות (או לעתים עלות סמלית) נכונה ל-WIKI-ים, אך גם לתוכנות חדשות של מדיה חברתית. אלא שתוכנות אלה מתאימות גם לצרכים נוספים הקשורים בהפצת ידע ושיתופו: לניוזלטרים ארגוניים, תוכנות ניהול, קמפיינים ואפילו לצרכים דוגמת פיתוח אתרים. קלות הקמת אתר ארגוני או מחלקתי ועושר הפונקציות המוכנות גדולים לאין שיעור ממה שהורגלנו אליו בעבר.

ההשפעה על קברניטי הארגון

אז איך מגמה זו משפיעה על מקבלי ההחלטות בארגון? ראשית, היא מחייבת אותנו, בבואנו לממש פתרון של שיתוף ידע או הפצתו, לחשוב פתוח. פחות להיצמד לפתרונות וכלים שכבר קיימים בארגון, אלא להבין את מרחב הפתרונות המתאימים, להכיר פתרונות אלה ולשקול את היתרונות של הוספת משהו חדש, המשמש למטרה ייעודית. אל תבינו אותי לא נכון: אין הכוונה לייצר כאוס ארגוני. לא תמיד נכון להוסיף חדש. יש יתרונות לאחידות הפתרונות, למשל בהיבט הקלות הגדולה יותר קוגניטיבית למשתמשים. יש יתרון לכך שמנוע החיפוש עובד על כלל המידע והידע הארגוני. תהליך בחירה של מוצר חדש מחייב למידה וחיפוש, כי בהעדר עלות נמצא גם העדר שיווק. יש מחיר לפתיחות. הבנת החסרונות לא אמורה לעצור אותנו, היא אמורה לסייע בידינו לשקול טוב יותר את היתרונות והחסרונות  – ולקבל החלטה שקולה. בדרך זו נעשיר את הפונקציונליות הכוללת ונזכה בעוד חדשנות ובהרבה יותר שיתוף.

איפה אנו מצפים לחדירת השוק הבאה? בתחום המשחוק, הגיימיפיקציה, הניצנים כבר כאן. ואולי, אם נחכה עוד מעט, נזכה גם להוזלת עלויות של התוכנות המסורתיות. אך לכך עוד חזון למועד. לכך נצטרך כנראה לחכות עוד כמה שנים…

הכותבת הינה מנכ"לית ROM Knowledgeware.