עינת שמעוני, STKI: "כלי ניהול הידע המסורתיים – בסכנת היעלמות"

"עולם ניהול הידע הופך להיות פרסונלי. לא עוד ניהול ידע משותף לכלל העובדים, אלא כזה המפולח לצוותים קטנים או לעובד הבודד", כך אמרה עינת שמעוני, סגנית נשיא ואנליסטית בכירה ב-STKI.

שמעוני דיברה ב-KM-DM, הכנס המקצועי לניהול ידע ולניהול מסמכים, שהופק על ידי אנשי ומחשבים ונערך היום (ב') במרכז הכנסים אבניו בקריית שדה התעופה. השתתפו בו מאות מקצוענים מהתחום והנחו אותו פלי הנמר, יזם ומנהיג אנשים ומחשבים, אשר גליקמן, מנכ"ל MPL, ומוריה לוי, מנכ"לית Rom Knowledgeware.

לדברי שמעוני, "המנמ"רים נדרשים לשכנע את העובדים, הצרכנים, להשתמש בכלי ניהול הידע המסורתיים ולא בכלים חינמיים כמו Dropbox ו-Google Docs. עליהם להסביר להם את היתרונות שבשימוש בכלים אלה. קיים חשש שניהול הידע המסורתי יישכח, לא ישתמשו בכלים הללו והם ידעכו ויהפכו להיות פיל לבן".

כדוגמה מקבילה לעולם ניהול הידע נתנה שמעוני את תחום הפורטלים הארגוניים. "בעבר הוקם פורטל ארגוני רוחבי, ששירת את כולם. אלא שבסופו של דבר הוא לא תפס ואנשים לא נשארו שם. הסיבה לכך היא שהפורטל הארגוני לא היה ממוקד", הסבירה. "ארגונים הבינו שהפורטל לא מספיק טוב כי הוא לא היה ממוקד בצורך עסקי. או אז הם עברו לפורטלים תהליכיים – למשל, למנהל הפיננסי או לכאלה שעוסקים באזור גיאוגרפי מסוים. ארגונים הקימו להם סביבה תפעולית, כאשר הפורטל עצמו משמש ככלי להבנת הקונטקסט – מיהו המשתמש, מה הוא עושה ביומיום, מה מעניין אותו ועוד. החלה התאמה של הפורטל לבעלי תפקידים".

לדבריה, "זה המצב ברוב הארגונים הגדולים כיום – הם מספקים פורטל יותר תופס, פחות כללי ויותר ממוקד".

"הכיוון – סביבות מותאמות אישית"

שמעוני ציינה כי "עולם ניהול הידע צועד לכיוון עוד יותר פרסונלי מאשר כיום. המגמה שמתרחשת בעולם הצרכני ובעולם המובייל קורית גם בעולמות מערכות המידע והתוכן, בתחום ניהול הידע. הכיוון הוא הקמת סביבות מותאמות אישית ברמת האדם – ולא ברמה של צוות או אזור".

"המערכות ככלל, ובתוכן מערכות ניהול הידע, הולכות לכיוון של אפליקציות", הסבירה. "התקווה היא שהעובדים ישתמשו בשירותים האלה וירכיבו להם סביבת העבודה שבתוכה יהיו, בין השאר, שירותי ניהול ידע ו-BI. בעתיד, לא יהיה פרויקט ניהול ידע לכשעצמו, אלא יהיה שילוב של ניהול ידע בתוך פרויקט של שיפור תהליכים עסקיים".

היא ציינה ש-"היכולת של המנמ"רים של היום לבוא לעובדים ולומר להם: 'קחו את הכלי הזה' פחותה הרבה יותר מבעבר. המשתמשים, העובדים, הם עצמאיים וטכנולוגיים – הם כבר הקימו לעצמם קבוצות בווטסאפ (Whatsapp) ופחות זקוקים למחלקת ה-IT לטובת כלי שיתוף וניהול ידע. הם 'בורחים' לכלים חיצוניים, לא מאובטחים, וזה מהווה תחרות למחלקות ה-IT. העובדים מצפים לשירותים ארגוניים דומים, וזה אתגר שעומד בפני המנמ"רים".

עובדה נוספת שמחוללת שינוי בעולם ניהול הידע היא הכניסה של דור חדש של עובדים בתחום, ציינה שמעוני. "זהו 'דור עובדי האני'. התמריץ שלהם לבחירת כלי ניהול הידע בהם ישתמשו שונה מזה של העובדים המבוגרים יותר. הם שואלים את עצמם: 'מה יוצא לי מזה?' והאתגר של המנמ"רים הוא לספק להם את התשובה".

שמעוני סיכמה באמרה כי "המנמ"רים צריכים לראות איך הם משתלבים בשירותי העבודה של העובדים. הכול צריך להיות מותאם אישית להם, עם דמיון לעולם המובייל ולעולם הצרכני. דרך נוספת לפתור את האתגר בתחום היא לא להפלות את העובדים לעומת לקוחות חיצוניים: יש להשקיע בממשקי המשתמש של האפליקציות, כדי שגם לעובדים יהיה קל לעבוד איתן והם ישתכנעו להשתמש בהן ככלי ניהול ידע. הדגש הוא על חוויית השימוש – לא רק בממשק, אלא גם בבניית תהליכים יותר פשוטים. יש לחשוב על ה-'מסע' של המשתמש בעולם ניהול הידע ולגרום לו לעבוד עם מערכות פשוטות יותר. האתגר הוא להוריד את המורכבות בתחום".