גילי רגב, Proceed: "יחידת IT שלא תדע לעבוד בצורה מסודרת תתקשה להגיב מהר לשינויים"

"יחידת IT שלא תדע לעבוד בצורה מסודרת תתקשה להגיב מהר לשינויים", אמר גילי רגב, מנכ"ל Proceed , והוסיף כי "בנושאים של תכנון ובקרה ובראייה רוחבית היחידה תתקשה להביא את הערך הנכון לארגון, לעמוד ביעדים ולהגיב מהר לשינויים התכופים בתעשייה". רגב דיבר במסגרת מפגש פורום PPM&PMO – מנהלי תכנון ובקרה מבית אנשים ומחשבים שנערך במלון שרתון בתל אביב, ובו שימש כיו"ר.

רגב הרחיב: "הגוף הזה מאוד קריטי משום צריך מישהו שיראה את התמונה ב-360 מעלות. לצורך הבקרה התקציבית נדרשת ראיה רב בממדית בהיבט יכולות התחקור והחיזוי, כלל המשאבים, כלל הפעילויות, סוגי הניתוחים, מגמות והיבטים רבים נוספים. מכיוון שהתכנון נעשה בעת הכנת התקציב והפרויקטים מתבצעים במהלך השנה, לעיתים חודשים רבים לאחר מכן, לפני שמתחילים פרויקט, עוברים שוב על מרכיביו ובוחנים את מרכיבי העלות: התקשרות עם ספקים, שינויים ושיפורים, רכש תוכנה וחומרה כל העבודה עם כוח אדם חיצוני או פנימי, עלויות של הטמעה והדרכה, ניהול וכימות הסיכונים והשארת עודף תקציבי קטן למקרי חרום".

עוד הוסיף רגב ש-"אם פעם משרד ה-PMO עסק בבקרה בסיסית ברמה הטכנית היום הוא עובר לראיה פרויקטלית ופרואקטיבית שעוזרת לייעל את הבקרה ולייצר את הערך. אם הכלי עובד כמו שצריך יש לנו מישהו שעוזר לנו לחשב מסלול כל יום."

"שינויים קורים כל הזמן, ואנחנו צריכים לראות איך אנחנו מצליחים לגלות תקלות בזמן אמת"
"תפקיד משרד ה-PMO הוא לאפשר לארגון לחזור למסלול",כך הסבירה טינה בוסתנאי, מנהלת תיקשוב ומידע בקבוצת בז"ן, והוסיפה: "תוכנית העבודה מורכבת מהרבה פרטים ואלוהים נמצא בפרטים הקטנים. שינויים קורים כל הזמן ואנחנו צריכים לראות איך אנחנו מצליחים לנצל את כל המערך המורכב, ובעקר כיצד יודעים על תקלות בזמן אמת. בכך אנו מייצרים שקיפות לבעלי העניין שהם בעיקר ועדות היגוי שצריך להסביר להם את מצב הפרויקט. הדבר חשוב במיוחד כאשר יש צורך לעצור פעילות".

בוסתנאי, שהקימה לפני כשנה וחצי את המשרד, ואף פירטה על מבנה הפעילות בבתי הזיקוק הסבירה שלתפיסתה, תפקיד חשוב נוסף של משרד ה-PMO הוא לבצע מעקב שוטף אחר התכנון מול הביצוע של פרויקטים.

איך בונים תוכנית עבודה?
דניאל ציטר, יועץ PMP, תיאר כיצד בונים תוכנית עבודה בסיסית: "הדבר הראשון שאנחנו מתבקשים לעשות בבניית תכנית עבודה לפרויקט בודד הוא לפתוח סביבת פרויקט ואפשר לקחת פרויקטים קודמים או פרויקטים מהאינטרנט כתבניות". ציטר הדגים את השלבים השונים שבהם בונים את תוכנית העבודה:

בדיקה של רשימת המשימות שיש בפרויקט; תיקוף התוכנית מול אנשי הצוות או ראשי צוותים כדי ליישר קו. צריך שכל בעלי העניין בפרויקט יידעו לאן הולכים. כמו כן, צריך להגדיר אבני דרך מרכזיות, ולהראות תרשים זרימה של תוכנית העבודה; בניית קשרים בין משימות, בהתאם כמובן, לערכים של הארגון; להוסיף אילוצים חיצוניים על המשימות ולתעד את כל הסיבות להם; לבדוק את משכי המשימות שלנו. הוספת תאריכי יעד בתוך תוכנית העבודה; קביעת העובדים שיעבדו על תוכניות העבודה ועל הפרויקט, כמו גם כמות אחוזי המשרה המוקצית לו; הקצאת האנשים למשימות הרלוונטיות, ותיקוף העבודה שכל אחד אמור לעשות על כל אחת מהמשימות.

ציטר סיכם ואמר: "בשלב זה יש לנו כבר תוכנית עבודה שאפשר להציג אותה להנהלה או לבעלי העניין ולקבל עליה תיקוף. דבר זה ייתן תוקף למספר היבטים חשובים – לוחות זמנים, כוח אדם והתחייבויות שעליכם לעמוד בהן".