אלי סנדרוביץ, המי"ל: "יש לבנות את סעיפי התקציב כמו בספרים, כדי לאפשר בקרה אפקטיבית"

"התקציב הוא כלי עבודה מרכזי בעולם הניהול, ומשמש ככלי לתוכנית העבודה וככלי בקרה. יש לתקצב בנפרד את התקציב התפעולי השוטף ואת תקציב ההשקעות ולזכור כי הפחת שייגזר מתקציב ההשקעות ישפיע על התקציב התפעולי השוטף. אין לתקצב בתקציב ההשקעות הוצאות שוטפות, דוגמת שכר עבודה, באם משלמים את ההוצאה הזו בכל מקרה, גם אם הייעוד הוא לפרויקט. כדי שהתקציב יוכל לשמש ככלי בקרה, יש לבנות את הסעיפים כמו שנבנים הספרים ולתקצב ברמה החודשית, על מנת לאפשר בקרה אפקטיבית", כך אמר רו"ח אלי סנדרוביץ, המנהל האקדמי בתחום הפיננסים של המי"ל (ר"ת המכון הישראלי לניהול). סנדרוביץ שימש כסמנכ"ל כספים ראשי בארגונים בישראל, כגון תנובה וטלדור. הוא אמר את הדברים בהופעה בפני משתתפי קורס המנמ"רים של ג'ון ברייס מכללת היי-טק ואנשים ומחשבים.

לדבריו, "התקציב של סמנכ"ל מערכות המידע הוא לעולם משמעותי מתוך סך התקציב של הארגון. לכל יחידה קיימים שני תקציבים בעלי קשר הדוק ביניהם: התקציב השוטף, OPEX, הוא התקציב התפעולי, שלוקח בחשבון את ההוצאות התפעוליות השוטפות, ותקציב ההשקעות, CAPEX, הוא התקציב שנדרש להפעלת מערכות המידע בארגון".

"איך מבחינים ביניהם?", שאל סנדרוביץ והשיב: "כל הוצאה המתוכננת לתקופת התקציב צריכה להיבחן בהתאם לתקופת התועלת שתיגזר ממנה. במידה שהתועלת עולה על שנת התקציב, ההוצאה תתוקצב תחת ה-CAPEX. לדוגמה, הוצאות כגון שכר, תחזוקה ופחת יתוקצבו בתקציב ה-OPEX ואילו הוצאות לרכישת מחשבים, מדפסות, תוכנה וכדומה יתוקצבו בתקציב ה-CAPEX". הוא הוסיף כי "יש לזכור שתקציב ההשקעות יוצר הוצאת פחת לתקציב השוטף בהתאם לעיתוי הצפוי של ביצוע ההשקעה".

סנדרוביץ חילק טיפים כיצד לנהוג עם התקציב התפעולי: "התקציב הוא כלי בקרה וככזה, צריך שייעשה בסנכרון עם מערכות ניהול הספרים. לא יכול להיות סעיף בתקציב שלא יופיע ככזה במערכות הללו – ולהיפך. כמו כן, אם הארגון מדווח ברמה חודשית, יש לתקצב ברמה חודשית. פריסה לינארית של התקציב יוצרת הפרשים שלא נובעים מהפעילות ויכולת הבקרה מתפספסת. בעת התקצוב יש לקחת בחשבון את העלויות למעביד. הסברים לסטיות מול התקצוב בשל חוסר בתקצוב מעבירים את הדיון על הבקרה לטיב התקצוב במקום לדיון תפעולי מעמיק. בנוסף, בקרה עניינית היא כלי מהותי בניהול ובאם היא נעשית בזמן, היא מאפשרת ביצוע פעולות תיקון בזמן אמת. בעת תקצוב סעיף היועצים, יש להבחין בין 'גולגולות', שכל מטרתן להחליף תקנים, לבין יועצים באמת, שתפקידם לתת למנמ"ר ערכים שאין אצלו בצוות. גם הפרמטרים לניתוח היעילות מתפספסים אם לא נעשית הקפדה בהבחנה הזאת. לסיום, בעת תקצוב הפחת יש לקחת בחשבון גם את הפחת שייגזר מביצוע השקעות השנה" .

הוא לא מקפח גם את תקציב ההשקעות. לדבריו, "תקציב זה יוצר לחצים על התזרים וצריך שיסונכרן עם סמנכ"ל הכספים מוקדם ככל הניתן. יש להבחין בין פרויקטים שנעשים בבית לבין פרויקטים במיקור-חוץ. בעת תקצוב פרויקטים שנעשים בבית, יש להפריד בין הוצאות חדשות לתקצוב השימוש באנשים שכבר נמצאים על הפיירול של המנמ"רים. אין להוון הוצאות שכר שמשולמות בכל מקרה ויש לתקצב בתקציב ההשקעות רק את הרכיבים שמתכוונים לרכוש בחוץ".

בהמשך התייחס סנדרוביץ לבסיס התקציב ואמר שקביעתו היא "קריטית לצורך תכנון התקציב החדש. בדרך כלל, התקצוב נעשה ברבעון הרביעי, שבו אין עדיין שנת בסיס טבעית לצורך ההתייחסות. הגורמים המאשרים את התקציב יבקשו בסיס להשוואה – האם יש גידול או קיטון וכדומה. יש להשתדל להימנע מחישוב יחסי להשלמת בסיס התקציב, לדוגמה: את בסיס אוקטובר נחלק ב-10 ונכפיל ב-12. גישה כזו תתעלם מהתכנון ליתרת השנה. לכן, עדיפה הגישה בה נשתמש בתקציב לחודשים הנותרים, מעבר לנתוני האמת שכבר ידועים לנו. גישה מתקדמת יותר מבקשת מהמנמ"ר להעריך שוב בעת ביצוע התקציב מה היתרה הצפויה להשלמת בסיסו. כמו כן, יש להביא נתוני בנצ'מארק ככל הניתן מחברים, ממתחרים, מפרסומים וכיוצא באלה". הוא ציין כי "מאוד חשוב לזכור שאנחנו לא בוואקום ובוחנים אותנו גם ביחס לשוק".

קורס המנמ"רים של ג'ון ברייס מכללת היי-טק וקבוצת אנשים ומחשבים הוא הקורס המוביל והיוקרתי ביותר בישראל בתחום מערכות המידע. בקורס עברו בשנים האחרונות מאות מבכירי מנהלי מערכות המידע בארץ, לצד אנשי מקצוע רבים בתחום. הקורס זוכה להכרה על ידי גופים ציבוריים רבים ומהווה את תעודת הכניסה לתפקיד המנמ"ר בארגונים רבים. את הקורס מנחה מקצועית בנצי שפירא, אשר שימש במשך שנים רבות כמנמ"ר של ארגונים מובילים במשק, כגון קוקה קולה, פלאפון וידיעות אחרונות.

המחזור הבא של הקורס אמור להיפתח בחודש פברואר.